Rekisteri- ja tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

 

 

Laatimispäivä 7.5.2021

 

Rekisterinpitäjä

Nimi: Ocean Ladies ry

Y tunnus: 2884973-5

 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Raija Alapeteri

sposti: raija.alapeteri@oceanladies.fi

 

Rekisterin nimi:

Asiakasrekisteri

Sähköposti rekisteri

Markkinointirekisteri

Sidosryhmärekisteri

Jäsenrekisteri

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

Henkilön suostumus

Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys)

 

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Yhteydenpito jäseniin ja yhteistyökumppaneihin, viestintä ja markkinointi.

 

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

Rekisterin tietosisältö:

  • Asiakkaan / jäsenen / yhteistyökumppanin nimi ja yhteystiedot
  • Tilatut tuotteet tai palvelut sekä niiden toimitus- ja laskutustiedot ja muu kirjeenvaihto.
  • Sähköpostilistalle liittyneiden yhteystiedot

 

Säilytämme henkilötietojasi:

  • Verkkokaupassa kahden vuoden ajan
  • Sähköpostiarkistossa kahden vuoden ajan
  • Kirjanpitoaineistossa viiden vuoden ajan

 

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Verkkokaupan tilaukset
  • Yhteydenottolomakkeet
  • Google Analytics
  • MailChimp

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käsittelevät:

  • yhdistyksemme luottamushenkilöt
  • kuljetusyritys, joka kuljettaa tavaran
  • tilitoimisto, joka kirjaa tilauksen kirjanpitoomme
  • tilintarkastaja, joka tarkastaa kirjanpitomme
  • IT-yritys, joka ylläpitää verkkosivujamme
  • Web hotelli missä www sivumme sijaitsevat
  • SPV Suuli rekisteri
  • Visma Netvisor käyttäjät

 

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenten kanssa.

 

Henkilötietojen luovuttaminen: Tietoja voidaan luovuttaa henkilörekisteristä ainoastaan lainsäädännön niin velvoittaessa.

 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Google Analyticsin analytiikkatietoja kulkeutuu Googlen tiedostoihin, jotka voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Rekisterinpitäjä käyttää MailChimp-sähköpostipalvelua tiedottamisessa ja blogikirjoitusten lähettämisessä. MailChimpille siirretään asiakasrekisteristä henkilön etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla ja MailChimp kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle. Lue lisää MailChimpin sivuilta.

 

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden luottamushenkilöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.

 

Manuaalinen aineisto

– Ei manuaalista rekisteriä

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

– Kaikki rekisterit sijaitsevat salasanoilla suojatuissa palvelimissa/koneissa.

 

Tarkastusoikeus: Jokaisella on oikeus tarkastaa omat tietonsa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Yhteyshenkilö: Raija Alapeteri

 

Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Jokaisella on oikeus vaatia omien tietojen korjaamista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Yhteyshenkilö: Raija Alapeteri

 

 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet: Jokaisella on oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinointiin, etämyyntiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Huomioithan, että sinulla on ”oikeus tulla unohdetuksi” vain, jos meillä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojesi käsittelyä.

Yhteyshenkilö: Raija Alapeteri

 

Rekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä

sähköpostitse osoitteeseen: raija.alapeteri@oceanladies.fi